Seguimiento de expedientes
Actualizar el estado del expediente con nueva documentación, y recordatorios automáticos de plazos, vistas y escritos
✅ Proceso: Envío mensual de recordatorio para fichajes o partes de horas
🔹 Nombre del proceso
Envío mensual de recordatorios a empleados para fichajes o partes de horas trabajadas
🔹 Explica brevemente el proceso actual (como si fuera para un compañero nuevo que entra en tu empresa)
En muchas asesorías que gestionan el área laboral de sus clientes, es necesario solicitar mensualmente los partes de horas trabajadas, complementos, variables o fichajes de jornada de cada trabajador.
El responsable del departamento laboral redacta un correo o mensaje recordatorio y lo envía a los responsables de cada cliente, o directamente a los empleados si hay autorización.
Este proceso se repite cada mes, suele hacerse de forma manual y personalizada, y se utiliza un Excel o un registro interno para saber quién ha respondido.
🔹 ¿Qué herramienta/s utilizas para hacer este proceso?
Gmail u Outlook
WhatsApp Web (en algunos casos)
Google Calendar (para acordarse de enviarlo cada mes)
Google Sheets o Notion (para seguimiento de respuestas)
🔹 ¿Qué resultado final obtienes al acabar el proceso?
Los empleados o el cliente entregan sus fichajes o variables salariales, y se anotan como recibidos para su cálculo en las nóminas.
🔹 ¿Cuál es el principal objetivo que te gustaría lograr con la automatización de este proceso?
Ahorrar tiempo de redacción y envío de recordatorios, y asegurar que no se olvida ningún cliente o trabajador.
🔹 ¿Qué tipo de documento se genera?
No se genera un documento directamente, pero se espera recibir partes en PDF, Excel o correo.
🔹 ¿Cuál es la frecuencia de este proceso?
Mensual
🔹 ¿Quién realiza este proceso?
El personal del área laboral o de administración
🔹 ¿Qué tareas específicas quieres que se automaticen dentro de este proceso?
Programación de recordatorios automáticos cada mes (ej. día 25)
Envío de correos o WhatsApp personalizados por cliente o empleado
Confirmación de lectura o entrega mediante formulario o botón
Registro automático de quién ha respondido y quién no
Segunda notificación si no hay respuesta tras X días
🔹 ¿Qué beneficios obtendrás si automatizas este proceso?
Reducción drástica del tiempo empleado en tareas repetitivas
Seguimiento más eficaz de entregas y respuestas
Mejora en la puntualidad y calidad de la información recibida
Menos errores humanos por olvido o desorganización
Profesionalización del servicio laboral ofrecido a clientes