Gestión de notificaciones y vencimientos
Capturar avisos de la administración y crear tareas y recordatorios automáticos con fechas límite
✅ Proceso: Control de vencimientos de contratos o renovaciones
Control de vencimientos de contratos o renovaciones laborales y comerciales
En la asesoría, muchos clientes tienen trabajadores con contratos temporales, o contratos mercantiles con fechas de vencimiento.
Actualmente, el equipo lleva un control manual de las fechas de vencimiento usando un Excel o Notion, y revisa periódicamente si hay contratos por renovar.
Cuando se detecta un vencimiento próximo, se redacta un email para notificar al cliente o responsable interno, recordándole que debe tomar una decisión (renovación, modificación, baja).
En ocasiones se retrasa este control o se omite, generando urgencias innecesarias o renovaciones fuera de plazo.
🔹 ¿Qué herramienta/s utilizas para hacer este proceso?
Excel o Google Sheets
Notion o Airtable (según el equipo)
Google Calendar (en algunos casos)
Gmail u Outlook (para notificar)
🔹 ¿Qué resultado final obtienes al acabar el proceso?
Clientes avisados con antelación sobre contratos que están por vencer y necesidad de actuar (renovar, cambiar condiciones o dar de baja).
🔹 ¿Cuál es el principal objetivo que te gustaría lograr con la automatización de este proceso?
Evitar olvidos y automatizar los avisos para garantizar que los contratos se revisan y gestionan con tiempo suficiente.
🔹 ¿Qué tipo de documento se genera?
No se genera un documento por defecto, pero puede derivar en una modificación contractual o una baja.
🔹 ¿Cuál es la frecuencia de este proceso?
Mensual (con seguimiento continuo en función de los vencimientos)
🔹 ¿Quién realiza este proceso?
Personal del área laboral y administrativa
🔹 ¿Qué tareas específicas quieres que se automaticen dentro de este proceso?
Revisión automática de fechas de vencimiento en la base de datos (Sheets, Notion, Airtable)
Envío de aviso automático por email al cliente o responsable interno con antelación configurable (ej. 30 días antes)
Generación de una tarea de seguimiento en Trello/Asana/ClickUp
Registro de las acciones realizadas sobre cada vencimiento
🔹 ¿Qué beneficios obtendrás si automatizas este proceso?
Mayor control sobre contratos y cumplimiento de plazos legales
Eliminación de urgencias de última hora
Mejor imagen frente al cliente, al anticiparse a sus necesidades
Trazabilidad del ciclo de vida de cada contrato
Posibilidad de escalar el control de contratos sin aumentar carga de trabajo