Recepción periódica de facturas de clientes
Cada mes, los clientes envían sus facturas y las recibes en tu correo.
✅ Proceso: Recepción periódica de facturas de clientes
Recepción periódica de facturas de clientes por email
Cada mes, los clientes envían sus facturas emitidas y recibidas al correo de la asesoría.
Un miembro del equipo revisa el buzón de entrada, descarga manualmente los archivos (en PDF o XML), los renombra y los guarda en carpetas organizadas por cliente y mes dentro de Google Drive o Dropbox.
Después, verifica que estén todas las facturas correspondientes al período, y en caso de que falte alguna, contacta con el cliente para solicitarla.
🔹 ¿Qué herramienta/s utilizas para hacer este proceso?
Gmail
Google Drive
Explorador de archivos (Finder o Windows Explorer)
Excel (para llevar control en algunos casos)
🔹 ¿Qué resultado final obtienes al acabar el proceso?
Todas las facturas del cliente están organizadas en su carpeta mensual, listas para ser contabilizadas.
Además, queda constancia en el Drive de qué se ha recibido y qué no.
🔹 ¿Cuál es el principal objetivo que te gustaría lograr con la automatización de este proceso?
Ahorrar tiempo descargando y clasificando los documentos manualmente, y garantizar que ningún correo o factura se quede sin procesar.
🔹 ¿Qué tipo de documento se genera?
Archivos PDF o XML clasificados en carpetas por cliente y fecha.
🔹 ¿Cuál es la frecuencia de este proceso?
Mensual
🔹 ¿Quién realiza este proceso?
El personal administrativo del departamento contable
🔹 ¿Qué tareas específicas quieres que se automaticen dentro de este proceso?
Lectura automática del correo con filtros por cliente
Descarga de archivos adjuntos
Clasificación automática en carpetas por cliente y mes
Aviso automático si falta alguna factura detectada en la plantilla esperada
🔹 ¿Qué beneficios obtendrás si automatizas este proceso?
Ahorro de tiempo administrativo
Menor riesgo de errores humanos (olvidar un archivo, guardarlo mal, no descargarlo)
Mayor organización de la documentación de los clientes
Mejora del servicio percibido por el cliente (respuestas más rápidas)